Tehokkaampaa projektinhallintaa tekoälyn avulla
Käsillä taas projektipäällikön ”normiviikko”, maanantaina projektiryhmän tilannepalaveri, keskiviikkona ohjausryhmän valmisteleva kokous ja projektin viestintäkin vaatii huomiota. Kirjallista materiaalia tuotettavana useassa eri muodossa ja aikaa pitäisi löytyä myös oman projektitiimin motivaation ylläpitämiseen ja työn johtamiseen. Projekti kun ei tule valmiiksi pelkillä tilannepalavereilla ja -raporteilla.
Laajoissa monivuotisissa hankkeissa ohjausryhmän materiaalin tuottaminen vaatii tiedon kasaamista useista eri lähteistä; toteutuneiden kustannusten koostaminen taloudelta, tehtävien tilanteen analysointi ja arviointi suhteessa ylätason aikatauluun, riskien arviointi ja analysointi, sekä viestintäsuunnitelman toteutumisen tilanne.
Selkeät ja helposti ymmärrettävät materiaalit
Tiedon keräämisen ja koostamisen lisäksi ohjausryhmän materiaalin muotoilu ja esitystapa tulee olla johdolle helposti ja selkeästi esiteltävässä muodossa, jotta johdon on helpompi saada ymmärrys hankkeen kokonaistilanteesta. Ohjausryhmän tilannekatsauksen tulisi tarjota siis valmiiksi pureskeltua ja analysoitua tietoa projektin etenemisestä, kustannusten kehityksestä, riskeistä ja resurssien riittävyydestä.
Hankkeen ollessa kiireimmillään projektipäällikölle jää usein liian vähän aikaa keskittyä ohjausryhmän materiaalien koostamiseen ja siten kokonaiskuva hankkeen etenemästä ei ole riittävän kirkas johdolle, joka vaikeuttaa päätöksen tekoa. Samalla myös projektipäällikön analysointi ja johtopäätösten muodostaminen jää kevyemmälle tasolle mitä pitäisi.
Tekoäly avuksi?
Kyllä vaan, tekoäly vapauttaa projektipäällikön aikaa, kun tilanneraportit on valmiiksi suunniteltu ja toteutettu toivotussa muodossa. Se koostaa tietoa eri lähteistä, projektin etenemisestä, toteutuneista kustannuksista ja ennustaa niiden kehittymistä, analysoi riskejä ja resurssitarvetta. Tekoäly mahdollistaa laadukkaamman ja informatiivisemman tilannekatsauksen muodostamisen ja näin johto saa paremman kuvan projektien ja hankkeiden todellisesta tilanteesta.
Tekoäly auttaa myös projektin viestinnällisen sisällön tuottamisessa teksteineen ja kuvituksineen eikä projektipäällikön tarvitse odottaa sitä idearikasta päivää saadakseen kiireen keskellä vielä viestinnälliset toimenpiteet hoidettua.
Mihin projektipäällikköä sitten enää tarvitaan?
Vaikka tekoäly pystyy analysoimaan tietoa useista eri lähteistä ja muodostamaan niiden pohjalta nopeasti laadukkaita tilanneraportteja, niin ihmisen ajattelua ja järkeilyä se ei kuitenkaan korvaa. Edelleen siis tarvitaan projektipäällikköä varmistamaan tuotetun sisällön oikeellisuus ja oleellisuus.
Tekoäly ei myöskään motivoi ja johda projektitiimin työtä, mutta vapauttaa projektipäällikölle enemmän aikaa sen kaikkein oleellisimman tehtävän suorittamiseen eli projektin johtamiseen.
Lue myös artikkelimme ulkoistetusta projektijohtamisesta.