Jokainen projekti alkaa tavoitteista, innostuksesta ja suunnitelmista. Silti yllättävän moni projekti ajautuu tilanteeseen, jossa aikataulut venyvät, budjetti uhkaa ylittyä ja suunta on yksinkertaisesti hukassa.
Kriisiytynyt tai epäselvässä tilanteessa oleva projekti ei kuitenkaan tarkoita epäonnistumista vaan se on käännekohta, jossa oikeilla toimenpiteillä voidaan palauttaa hallinta ja saavuttaa alkuperäiset tavoitteet.
Kaikki projektit eivät välttämättä kriisiydy dramaattisesti vaan usein tilanne kehittyy pikkuhiljaa, mutta sitä ei tunnisteta riittävän nopeasti.
Tällaisen tilanteen syntymistä ennakoi yleensä seuraavanlaiset vaiheet:
Projektitiimin motivaatio laskee ja syntyy epäilyksiä siitä, että aikataulu ei pidä. Tiimissä vallitsee ns. ”valittamisen kulttuuri”. Keskittyminen on enemmän haasteiden ja ongelmien löytämisessä kuin yhteen hiileen puhaltamisessa ja innostuneisuudessa saada projekti onnistuneesti maaliin.
Ohjausryhmän kokouksissa kaivataan kattavampaa kuvaa projektin kokonaistilanteesta; mikä kaikki on kesken ja mikä on valmista? Projektipäällikkö selittelee tilannetta ymmärtämättä ihan tarkasti, mikä on todellisuus. Projektin tilannekatsaus näyttää vihreää valoa ja kaikki on paperilla kunnossa.
Liikennevalot vaihtuvat nopeasti vihreältä punaiselle ja projekti on jo kriittisellä polulla. Ohjausryhmässä siirrytään keskustelemaan projektin tilanteesta tiukemmalla äänen painolla ja liiketoiminta nostaa huolestumisensa.
Mitä tässä vaiheessa on hyvä tehdä?
Jos projekti on ajautunut kriisiytyneeseen tilanteeseen, vaaditaan kaikilta tahoilta rohkeutta ja kykyä tehdä kipeitäkin päätöksiä, jotta se saadaan takaisin raiteilleen.
Ensimmäinen vaihe kriisiytyneen projektin haltuunotossa on muodostaa erittäin tarkka käsitys siitä, mitä on valmiina ja mitä vielä kesken tai aloittamatta kokonaan.
Kun tekeminen on saatu haltuun alkaa jäljellä olevan työmäärän arvioiminen, resurssitarpeiden ja kustannusten tarkastelu sekä realistisen aikataulun suunnittelu.
Tämän jälkeen tulee muodostaa yhteinen ymmärrys siitä, mikä projektin maaliin saattamisen kannalta on kaikkein tärkeintä. Pidetäänkö kiinni asetetuista tavoitteista vai onko aikataulu se mistä pidetään kiinni?
Tässä kohtaa tarvitaan liiketoiminnalta, ohjausryhmältä ja projektipäälliköltä kykyä tehdä päätöksiä, toisinaan ne voivat olla vaikeita ja vaativat päätöksen teon tueksi erilaisten näkökulmien huomioimista.
Uudelleen suunnittelun ja tehtyjen päätösten jälkeen ei vielä ole itsestään selvää, että projekti on otettu haltuun. Siitä alkaa vasta matka kohti projektitiimin uudelleen motivointia ja sidosryhmien sitouttamista.
Ja tietysti tarvitaan vielä tiukempaa projektin seurantaa ja johtamista, jotta uudessa suunnitelmassa pysytään ja projekti saadaan onnistuneesti päätökseen.
Kriisistä mahdollisuudeksi
Parhaimmillaan kriisiytynyt projekti toimii oppimiskokemuksena ja kehityksen katalysaattorina. Kun projekti saadaan takaisin raiteille, siitä voi syntyä ainutlaatuisia onnistumisen tunteita ja tiivistä yhteen hiileen puhaltamista.
Parhaimmillaan tällaiset tilanteet auttavat organisaatioita kehittymään ja kehittämään vahvempaa projektikulttuuria.
Jos sinulla on käsissä projekti, joka on jo kriisiytynyt tai uhkaa kriisiytyä, ota yhteyttä ja laitetaan projektisi raiteilleen.